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外贸企业ERP实施案例

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中国化工建设总公司(以下简称:中化建)是隶属于国务院大型企业管理办的国家大型外贸进出口公司(原化工部直属),主要从事化工产品、技术引进、技术设备出口、国际招标等进出口业务。近来该企业年进出口总额及实现利润稳步增长,特别是国内外贸企业普遍不景气的几年该公司也取得了骄人的业绩。
  一、项目背景
  随着信息化时代的到来,采用先进的管理方法和手段,提高企业管理水平、提高企业内部机制工作效率、增强企业国际竞争力、增强企业风险防范力,一直是中化建领导最关心的问题。早在1994年,中化建就开始采用计算机信息处理技术,投资开发和建设企业管理信息系统。当时投入使用的模块有财务软件、进出口业务软件,通过这些系统的应用企业初步尝到了甜头。
  随着国际市场及企业自身不断发展,原有软件功能已越来越不能满足企业管理及业务发展的要求,原有软件财务与业务模块相互独立,另外当时解决原有系统存在的千年虫问题也随着新千年的到来而愈加紧迫。引进具有先进水平的ERP企业管理软件,以满足公司业务及管理发展的需要,成了中化建领导层的共识。
  二、 系统选型
  1. ERP软件选择
  1999年下半年,公司成立专门班子,负责“ERP系统”的选型工作。经过认真细致的调研、分析、比较,最终选择了国内某品牌“外贸ERP管理系统”。主要考虑以下因素:
  (1)产品优势:国外ERP系统软件不大适合中国国情,国内流行的外贸系统软件大都是一些模块式的小型应用系统。该外贸ERP系统是国内较为成熟的针对国内外贸企业研发的ERP系统,并有较多成功应用案例。
  (2)价格优势:国外ERP系统软件大多价格昂贵,该国内ERP软件具有较大优势。
  (3)实施快捷:若选择其它国内外合作伙伴,要么对原有系统做较大改动,要么需较长的开发时间,系统实施周期将大大延长。
  (4)优质服务:ERP产品具有较为完善的售后服务体系,具有较好的“优质服务”声誉。
  2. 数据库的选择
  在综合比较了多家数据库后,最终选择了较为流行的SQLServer 7.0数据库,该数据库性能稳定、可靠性强、技术先进、通用性好。
  3. 硬件配置
  网络服务器选用IBM公司的RS/5000系列,操作系统为Windows NT,客户端采用PC,操作系统为Windows 95,整个系统共有PC100余台。网络主干网为1000M,客户端为100M或15M。
  三、组织实施
  1. 组织保障
  1999年底“中化建ERP系统”正式开始实施。为保证ERP系统建设顺利进行,中化建成立了以老总挂帅的工作班子,由计划发展部牵头,负责ERP系统建设的领导和协调各方面的工作。其工作职能包括领导协调公司各部门之间的关系,排除二期工程实施过程中的种种阻力,定期检查布置工作。从而为ERP系统成功建设从组织上提供了有力的保障。
  同时,软件公司也成立了相应的项目实施组,由资深项目经理担任组长,下设系统分析、软件开发、系统测试、技术服务四个小组。相互合作,积极配合,全面展开“中化建ERP系统”项目实施工作。
  2. 业务分析
  双方工作组对中化建业务及管理现状作全面考察,对公司业务进行全面调研,并集合现行“外贸ERP管理系统”的设计,提出较为可行的实施方案。包括对中化建现行业务流程进行科学合理的重组(BPR),以及对外贸ERP软件原有模块的调整和新增模块的分析设计等,方案提出后经双方专家组的论证确认后实施。
  随后软件公司经过“调研—需求—分析—设计—编程—测试”在较短时间内完成了相应的开发工作。
  3. 业务重组
  根据双方确认后的实施方案,实施了BPR(业务流程重组,Business Process Reorganization),即对中化建部分现行业务管理流程进行了调整。包括业务合同的组织(进出口贸易)、业务审批流程、风险控制机制、业务财务一体化等。
  4. 财务实施
  考虑到财务系统相对规范、系统调整小、实施较为快捷、计算机基础较好等诸多因素,决定财务系统实施先行一步。经过双方共同努力,2000年2月“中化建ERP系统”财务部分初始化工作基本结束,2000年3月试运行完成并进入正式运行阶段。
  5. 业务实施
  2000年3月“中化建ERP系统”业务部分的实施正式启动,至2000年5月底前系统调试通过,2000年6月系统试运行通过。经调整完善,2000年7月“中化建ERP系统”全面正式并轨运行,并取得成功。
  四、系统特色
   系统内部各种资源统一规划,以确保资源的最大利用率。具体表现在:
  (1) 资源共享:整个ERP系统具有集中统一规划的数据库系统,使得系统内部的信息集中成为系统各部分(包括各个用户)所共同拥有的资源。
  (2) 无缝连接:ERP系统各子系统(财务、进口、出口、库存等)业务数据共享,业务数据可直接进入财务、库存,不同系统可自由访问、存取数据甚至可进行控制。因而各子系统间实际不存在数据接口。
  (3) 财务核心:中化建ERP系统的设计以财务管理为核心,在各项业务合同、收付款、库存等各环节与财务核算紧密联系,即通过计划、预算、核算、结算等系统环节严格控制业务的各个进程,以确保各项业务的正常经营。
  A. 客户关系管理:系统客户统一管理,客户概念包括:客户、供应商、工厂、制造商以及开证银行、船运公司、报关行等分供方,即各种与企业有往来的单位。采用CRM的管理思想,对企业与客户发生的各种关系进行全面管理。不仅包括单纯的销售过程所发生的业务关系,如合同签定、订单处理、发货、收款等,而且要包括在企业营销及售后服务过程中发生的各种关系。
  B. 资金管理:通过财务系统和各业务系统的紧密结合,对各种收付及流动资金各环节实行严格控制管理。对各种付款、付汇、开信用证、承兑汇票等各环节进行严格的审批流程设置,通过业务系统设置的各种往来账、备查账等业务申请审批数据实现对各种资金使用的实时控制。
  C. 风险管理:在企业运作流程中增加了风险控制点,每个控制点的控制内容和责任人都落实到位,责任明确;设置了系统预警功能模块,根据管理要求可设定预警条件,对不正常业务和事件可由系统自动预警提示;从多方面实现对经营风险的防范。
  五、应用效果
  中化建的ERP项目的实施也并非一帆风顺。系统规模及功能强大,使得系统设置、开发测试等工作相当复杂。重组企业业务流程,改变一些原有不合理的习惯作法,需要提高大家ERP系统的认识。通过ERP进行企业管理,就要求企业所有的资源共享,显然会产生一些利益冲突。但ERP系统成功实施后,其先进的管理给企业带来管理效果是显著而突出的。
  1. 工作效率得到提高:业务人员可方便地进行业务操作、文件制作、资料查阅、相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理;职能部门(财务、储运等)人员可方便地进行事务操作、业务制单、账务处理、报关、核销等进出口相关业务的处理;领导管理部门可方便地进行各种业务查询、事务审批等。使各级人员摆脱了原有手工操作的束缚,大大地提高了工作效率,使得将更多的时间和精力投入到市场开拓及钻研业务成为可能。
  2. 企业管理水平得到提升:业务人员可迅速掌握其业务进展情况,管理者可快速取得企业经营情况的实时信息,其他操作人员对各自日常业务及其相关的业务情况也能够一清二楚。工作流程一目了然,使工作中的问题能够得到及时反映。各种企业经营报表即时准确,使领导层的决策有了科学的依据。业务过程中的各种严格审批制度和流程、系统预警及风险防范措施使企业经营中的风险得到有效控制。所有这些都极大地提高了企业的管理水平。
  3. 资源得到充分利用:原来的一些个体垄断企业资源(如:客商、商品、价格等)都成为真正共享的企业资源。同时业务合同、业务过程等各种历史业务数据都得到了适当开放,也成为宝贵的共享资源,可进行充分的查询、分析和利用。